Estandarización e Indicadores

Productiva

Por Juan Pablo Carvajal

 

Toda organización necesita estar al tanto de sus mejoras sobre todo para ser consciente de qué tan cerca está del éxito, tanto de sus operaciones y procesos internos, como de sus actividades en el mercado en que se encuentra. Ahora bien, quizás el importante paso para lograrlo, es comprender que este concepto –el éxito está directamente relacionado con la capacidad de cualquier individuo o grupo humano para adaptarse al cambio, aquel incesante y no menos inclemente fenómeno que ha determinado la historia de la humanidad y que en la actualidad pareciera no querer disminuir su vertiginosa velocidad ni un segundo. Por esto mismo, y contrario a lo que podría pensarse, resulta ineludible analizar y comprender que los indicadores son las piezas claves en la medición de tal habilidad de ajuste a la transformación constante del flujo de acontecimientos en la vida de toda compañía, pero son también la fase subsiguiente a una quizás tan importante: la estandarización de operaciones y procesos.

 

De la estandarización podría decirse que es el instrumento que hace posible definir los únicos y óptimos criterios para llevar a cabo actividades u operaciones específicas. Dicho de otra manera, al estandarizar se está garantizando que las tareas y procesos que llevan directo a un resultado impecable se hagan de la misma manera siempre, esto es, que se vuelvan invariables en el momento en que se han identificado las dinámicas del cambio que a partir de ahí podrán ser tomadas como referencia. Esto supone una metamorfosis interna de todos los recursos de la empresa (especialmente el personal y los equipos), que deriva posteriormente en la consolidación de una cultura organizacional capaz de impactar las estructuras personales, familiares y sociales del contexto en el que se producen.

 

Si bien el logro de la estandarización podría dar la impresión de una robotización de los miembros de una compañía, en la práctica se ha visto que, al establecer lineamientos para evaluar procesos y desempeños, se anclan las mejoras y se estabilizan, impidiendo retrocesos e impulsando un perfeccionamiento creativo que responde eficazmente a las demandas del presente y que facilita la adaptación a las proyecciones del futuro. Asimismo, el personal que de esta manera se vuelve experto termina siendo reconocido y sus prácticas y métodos pueden llegar a hacerse extensivos en toda la organización. Con esto, además, se agilizan los procesos de entrenamiento de los nuevos miembros y se va reduciendo considerablemente cualquier  riesgo de error tanto a nivel de calidad como de seguridad.

 

Adicionalmente, la estandarización presenta otros beneficios que frecuentemente se dan por sentados, pero que justifican el esfuerzo inicial que requiere esta importante fase: consolidar una base documentada de conocimientos operacionales de la organización que posteriormente serán el fundamento de nuevas mejoras, las cuales al ser incorporadas en metodologías de trabajo optimizadas y evidentes, se traducirán en motivación y en aumento de disciplina.

 

De esta manera, cualquier proceso en el que intervenga el recurso humano de la organización es susceptible de ser estandarizado (producción, mantenimiento, calidad, logística, finanzas, innovación de productos, servicios, atención al cliente, formación, entre muchos otros), no de manera impuesta, sino a partir de la concientización e iniciativa del propio empleado involucrado en el proceso específico. Se espera que así cada miembro sea capaz de determinar junto con sus líderes los indicadores más convenientes para que sus funciones y desempeño se alineen exitosamente con las exigencias del flujo de cambio del mercado o de los servicios que atañen a la empresa (a través, por ejemplo, de una hoja de operaciones estándar o de cualquier otro mecanismo que se haya escogido como el más adecuado para el contexto organizacional), al tiempo que él mismo esté en condiciones, gracias a formación continua en este ámbito, de proponer nuevas mejoras en tales indicadores.

 

En resumen, toda organización debe comprender que la herramienta más efectiva para que su actividad de negocio funcione exitosamente está basada en la estandarización de operaciones, sin la cual el mejoramiento continuo es básicamente imposible. Las mediciones entonces podrán tomar la forma de indicadores cada vez más precisos, dinámicos, pertinentes, confiables y sencillos, lo que irá transformando desde adentro la cultura organizacional para que el éxito se convierta en un factor inherente al sistema de comportamientos y desempeños de todos los miembros. 

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